第一条 总则
为了规范我院的合同管理制度，避免合同纠纷，维护学院合法权益，现根据《中华人民共和国合同法》及最高人民法院有关司法解释，结合我院的实际情况，制定本办法。
第二条 适用范围
1、学院工程承包发包、教育服务、合作办学、技术开发、技术咨询、技术服务、技术转让、加工承揽、仓储保管、财产租赁、物业管理、财产保险、土地使用权转让、资金借贷、物资设备购进和教材、图书购销等业务，都应当签订书面合同（零星小额采购除外）。
2、学院签订合同适用本办法。
第三条 合同的拟订
1、在合同的前期准备过程中，相关单位首先要反复论证，并将业务项目的基本情况及项目可行性分析报告，以书面形式向分管院领导汇报。
2、一般合同的谈判、拟订由经办单位负责，标的额较大的项目,其合同的谈判、拟订工作，由院长或分管院领导组织或主持合同管理联席会议决定。
第四条 合同的报批条件
1、经学院公开招、投标形成的合同，必须附有招、投标结果及相关单位审核意见。
2、所有合同报批单必须有相关单位负责人审核意见以及经办人签字。
3、有附件的合同要写明附件的内容及数量。
4、对外合同应备正式合同一式六份，对内合同一式四份，供学院存档及相关单位履行合同使用。
第五条 合同报批、管理程序
非经济类合同报批、管理程序：
1、填写统一样式的《惠州学院合同联审单》。
2、经办单位将合同联审单送相关单位负责人签署意见
3、经办单位将签署意见后的联审单附合同原件送院长办公室初审。
4、院长办公室（副）主任签署意见后呈分管院领导审批。
经济类合同报批、管理程序：
1、填写统一样式的《惠州学院合同联审单》。
2、经办单位将合同联审单送相关单位负责人签署意见。
3、经办单位将相关单位负责人签署意见后的联审单分两种情况处理：标的额5万元以下，直接送财务处审核，经财务处负责人签署意见后附合同原件送院长办公室审查；5万元以上的应送审计室、财务处、纪委监察室审核后，附合同原件送院长办公室审查。
4、将分管院领导已审核的合同由院长办公室转呈院长签署。
5、院长办公室将院领导签署的合同进行登记、签章，并负责催办和督办，检查各单位合同履行情况。
6、涉及学院财务支付的合同由院长办公室直接转财务处。
第六条 合同管理联席会议
合同管理联席会议处理学院合同管理中的重大事项（基建合同50万元以上，其它合同10万元以上），及院领导交办的拟审批合同。
合同管理联席会议由以下人员及单位负责人组成：学院院长、分管院领导、院长办公室、财务处、纪委监察室、审计室，学院法律顾问、合同经办单位及合同经办人。200万元以上的合同,以及院长认为需要提交院长办公会决定的，交院长办公会决定。
第七条 合同归档制度
1、院长办公室负责以学院名义签订的合同统一存档。学院合同订立后，学院印章保管人在合同签章时应留存合同正本及附件一份，并转学院档案室保管。
2、学院各部门经授权代表学院签订的合同，仍按以上规定在合同签订后3个工作日内（遇法定节假日自动顺延）与授权书一并交院长办公室归档。凡逾期不移交的，学院将追究有关部门领导责任。
3、院长办公室设立合同专柜。凡需查阅或复制合同档案材料的，须经院长办公室批准；院长办公室如需外借合同档案材料，须经学院院长批准；其他单位或个人不准外借合同档案材料。
第八条 合同年检制度
每年1月份，学院对上年度的合同管理情况进行年检。院长办公室协助主管领导召开合同管理工作年检会议，合同管理联席会议成员参加会议，院长办公室及各合同经办单位分别向会议报告合同管理情况，会议对上年度合同管理情况进行全面检查总结。
第九条 合同规范制度
学院对内对外签订的合同一律参照各类合同的示范文本，其内容一般包括：（一）当事人的名称或者姓名和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法。
第十条 合同责任制度
1、学院签订的合同(含学院委托各单位签订的合同)一律要遵守本办法之规定。各单位不得擅自以本单位的名义对外签订合同。
2、在签订、履行合同过程中，严禁合同经办单位恶意拆分合同（含补充合同），降低标的额，规避有关法律法规及学院有关部门的审查。
3、在签订、履行合同过程中，严禁相关单位和个人为交易方提供应保密的内幕信息，收受交易方的商业贿赂。合同签订生效后，经办单位应秉承公平、诚信的原则有效地履行合同。合同到期后，合同经办单位应根据具体情况，采取积极措施终止或办理续签手续。
4、 对于在签订、履行合同过程中，因严重不负责任、滥用职权、或收受商业贿赂，给学院造成经济损失的责任人，学院将严肃查处。
违反以上四项规定者，情节较轻的，对负有责任的主管领导及直接责任人给予批评教育；情节严重的，给予行政处分并视具体情况责令其按一定比例承担损失；情节特别严重，损失特别重大的，依法提请司法机关追究其刑事责任。
第十一条 附则
1、重大设备采购、基建项目等需要招标的合同，仍依据有关法律法规及我院文件规定进行招投标活动，但合同报批应按本办法执行。
2、本办法中所称“以上”均包括本数在内。
3、本办法自印发之日起执行。
4、本办法由院长办公室负责解释。
附件：《惠州学院合同联审单》